De grootste misvattingen over Microsoft Office 365

Office 365 van Microsoft is een geliefde abonnementendienst onder zowel professionals als particulieren. Het mooie aan de vele abonnementen waar je uit kunt kiezen is het feit dat er altijd wel wat te vinden is wat bij jouw voorkeuren past. Daarnaast krijg je de beschikking over de diverse soorten handige programma’s van Microsoft, zoals bijvoorbeeld Word of Powerpoint. Wereldwijd hebben miljoenen mensen en bedrijven een Microsoft Office 365 abonnement. Ondanks dat het zo’n bekende en veelgebruikte dienst is, bestaan er nogal wat misverstanden over Office 365. De grootste misverstanden zetten we hieronder op een rij.

Misverstand #1: bij elk abonnement zitten de programma’s inbegrepen

Het is absoluut waar dat je bij vele abonnementen uit de Office 365 reeks de beschikking krijgt over de bekendere programma’s van Microsoft. Hierbij kun je denken aan software zoals Word, Excel, Powerpoint, Outlook, OneNote, Teams en nog veel meer. Echter wordt er vanuit gegaan dat deze programma’s bij alle soorten abonnementen zitten inbegrepen. Helaas is dit niet het geval. Als je kiest voor het Microsoft 365 Business Basic abonnement, krijg je alleen toegang tot de Office Online apps. Kies je voor Microsft 365 Business Basic of Enterprise E1, dan ontvang je naast deze apps ook Microsoft Planner (en Microsoft Teams in het geval van Business Essentials).

Misverstand #2: Office 365 verzorgt de gehele back-up voor jou

Gebruikers hebben zo hun verwachtingen wat betreft de back-up van een programma. Uit onderzoek is gebleken dat gebruikers vaak meer verwachten van de back-up mogelijkheden van Office 365 dan hun geboden wordt. Office 365 biedt dan ook geen complete back-up maar geografische redundantie. Back-ups en geografische redundantie lijken op elkaar, maar ze zijn niet compleet hetzelfde. Het zijn de verschillen tussen de twee die zorgen voor de misverstanden bij gebruikers.

Cloud platformen behoren tot de geografische redundantie categorie. Mochten er locatieproblemen zijn of storingen in de hardware, dan is het nog altijd mogelijk om bij een kopie van jouw documenten te geraken. Ook anderen, bijvoorbeeld medewerkers van hetzelfde bedrijf, blijven toegang behouden tot de gegevens. Situationeel dataverlies kan voorkomen worden, maar verder is het aan jou om back-ups te maken van alles. Van een back-up is namelijk alleen sprake wanneer er historische kopieën zijn gemaakt die op verscheidene locaties zijn opgeslagen. Je hebt altijd toegang tot anderen. Als op een Cloud platform een kwaadwillend persoon al jouw documenten verwijderd, ben je echt alles kwijt. Er kleven iets meer haken en ogen aan geografische redundantie dan aan back-ups.

Misverstand #3: Office 365 bewaart jouw gegevens niet voor eeuwig

Je hebt kunnen lezen dat er nog wat verschillen zijn tussen geografische redundantie en back-ups. Echter gaan gebruikers er veelal nog altijd vanuit dat bestanden voor eeuwig op een Cloud platform bewaard kunnen blijven. Technisch is dit mogelijk, maar dit hangt wel af van een aantal factoren. Ten eerste blijven gegevens vaak bewaard net zo lang als je een abonnement hebt. Gaat een werknemer bijvoorbeeld stoppen, dan zien we vaak dat de documenten van deze persoon na 90 dagen verwijderd worden. Je moet dus stappen ondernemen om dit te voorkomen. Let hier dus goed op.