Heb je controle over je Office 365 data?

Voor veel mensen is het van belang dat ze de controle behouden over hun Office 365 data. Microsoft speelt een dienende rol hierin. Zij kunnen je ondersteuning aanbieden of suggesties doen, maar aan het eind van de dag is het jouw  verantwoordelijkheid. Eén van de grootste misverstanden rondom de Office 365 data is het feit dat mensen verwachten dat Microsoft automatisch een back-up voor hen maakt. Mocht er iets fout gaan, gaan mensen er blind van uit dat alles voor hen geregeld is. Echter blijf je gewoon verantwoordelijk voor jouw eigen data. Hoe pakt Microsoft dit dan wel aan?

Geografische redundantie voor Office 365 data

Er zijn nog altijd veel mensen die er vanuit gaan dat Microsoft automatisch een complete back-up maakt van al hun Office 365 documenten. Dit komt niet alleen omdat mensen niet door hebben dat ze zelf de handelingen moeten verrichten om hun data op te slaan, maar ook omdat de invulling die het bedrijf geeft aan back-up en herstel er anders uitziet dan mensen denken. Dit terwijl Microsoft toch echt veelvuldig aan heeft gegeven dat je als gebruiker de controle houdt over jouw Office 365 data, dat je de eigenaar blijft van jouw data. Hoe zit het precies?

Office 365 maakt gebruik van geografische redundantie, wat iets anders is in vergelijking met een back-up. Aan de hand van dit concept is het mogelijk om gegevens op meerdere plekken tegelijk te plaatsen. Dit is een uitstekende manier om het verlies van jouw data te voorkomen. De Cloud is hier een bekend voorbeeld van. Vele mensen vinden het een geruststellende gedachte dat al hun data terug te vinden is binnen de Cloud. Foutief wordt gedacht dat dit hetzelfde is als een back-up. Alhoewel er absoluut overeenkomsten zijn tussen een back-up en geografische redundantie, zijn het de verschillen die er voor zorgen dat je voor het één of het ander kiest. Echter maken mensen vaak deze keuze niet, en vertrouwen ze blind op Microsoft.

Overeenkomsten en verschillen tussen een back-up en geografische redundantie

Laten we beginnen met de overeenkomsten tussen deze twee concepten. Net als bij geografische redundantie zijn back-ups een uitstekende manier om dataverlies te voorkomen. Ook bij een back-up worden kopieën van het document op diverse locaties opgeslagen. De kans is dus klein dat een document voor altijd verloren gaat. Hierdoor ben je niet alleen beschermd tegen ongelukjes (crash, per ongeluk verwijderen) maar ook tegen aanvallen van buitenaf. Geografische redundantie is vooral bedoeld om protectie te bieden bij locatieproblemen en storingen aan je hardware.

Bij een back-up wordt er een historische kopie gemaakt, bij geografische redundantie niet. Daarnaast is het aan te raden dat er gekeken wordt naar de regelgeving bij Cloud platformen. Vooral voor privacy gevoelige documenten is een Cloud namelijk niet altijd de beste oplossing.  Je hebt namelijk te maken met ‘compliancy’. Er kan hierdoor niet immer voldaan worden aan de regelgeving omtrent gevoelige documenten. Bovendien kan jouw data verwerkt worden in een land waarin andere regelgeving geldt. Bij een back-up heb je dit probleem veelal niet. Lees je daarom altijd goed in over de voorwaarden.