Het belang van Office 365 back-ups: 5 redenen

Office 365 is één van de meest gebruikte programma’s ter wereld. Het maakt onderdeel uit van de Microsoft Office productlijn en afhankelijk van het abonnement dat je kiest, krijgt je vele programma’s tot jouw beschikking. Echter kan er op het gebied van de beveiliging van de data het één en ander misgaan. Hieronder zetten we de 5 grootste risico’s op het gebied van databeveiliging voor jou op een rij.

Reden #1: een ongeluk zit in een klein hoekje

Misschien heb je het wel eens meegemaakt: je had een tab open van een programma of binnen jouw browser, maar je klikte per ongeluk op de verkeerde knop. Misschien klikte je wel per ongeluk het kruisje aan, waarmee je het programma afsloot en hiermee tegelijk misschien wel jouw gegevens verloor. Maar het kan nog erger: verwijder je per ongeluk een gebruiker in de cloud (geografische redundantie) dan zal dit voor het hele netwerk uitgevoerd worden. Maak je gebruik van geografische redundantie (cloud) in plaats van een back-up, dan ben je alles binnen de cloud kwijt. Van documenten tot aan gebruikers. Bij een back-up is dit niet het geval.

Reden #2: gebrekkige en onduidelijke beleidsregels

Vraag je aan vele mensen wat Microsoft doet met jouw data, dan denken velen dat zij een back-up maken van jouw data. Alhoewel er overeenkomsten tussen een back-up en geografische redundantie zijn, zijn er ook essentiële verschillen. Echter is zich hier niet iedereen van bewust. De cloud platformen van Microsoft zijn namelijk geen alles omvattende back-up oplossing. Slechts situationeel dataverlies kan voorkomen worden. Ook wordt de data van ex-medewerkers maar 90 dagen bewaard. Dit terwijl hun gegevens nog nodig zijn.

Reden #3: risico’s omtrent beveiliging

Zowel intern als extern zijn er risico’s omtrent de beveiliging. Bij externe dreigingen moet je denken aan virussen of malware, waarbij jouw gegevens als het ware gegijzeld worden. Goed opletten en niet klikken op links in verdachte mails is een goede manier om problemen te voorkomen. Interne risico’s refereert naar problemen met medewerkers. Soms ontstaan deze problemen per ongeluk door een fout. Andere keren kan een medewerker expres privé gegevens verwijderen dan wel lekken.

Reden #4: eisen rondom compliance

Als bedrijf dient men in overeenstemming met de huidige wet- en regelgeving te werken. Dit wordt ook wel compliance genoemd. Een back-up is voor dergelijke zaken betrouwbaarder dan louter cloud oplossingen. Alhoewel Microsoft meerdere opties biedt voor juridische geschillen, zijn deze oplossingen minder betrouwbaar in vergelijking met een back-up. Ook daarom zijn Office 365 back-ups van groot belang.

Reden #5: transitie van on-premises naar online

Het is fijn dat je altijd toegang hebt tot je bestanden dankzij Office 365. Echter is het voor bedrijven een behoorlijke switch om van on-premises (lokaal opgeslagen) naar online opgeslagen te gaan. Het komt vaak voor dat het eerdere systeem nog behouden wordt. Hybride e-mailimplementaties en Exchange data moet goed afgehandeld worden. Back-ups gaan hier beter mee om dan geografische redundantie.

Lees meer informatie over het opslaan van Office 365 gegevens in het blog ‘Heb je controle over je Office 365 data?’.